Viestintä / Tiedotus / PR

Lisää aiheesta Viestintä / Tiedotus / PR

Viestintä-, tiedotus- ja suhdetoiminta lukeutuvat organisaation tärkeimpiin toimintoihin. Niiden avulla pidetään eri kohderyhmät tietoisina organisaation olemassa olosta, sen tuotteista ja palveluista sekä ajankohtaisista tapahtumista. Viestinnällä, tiedotuksella ja PR:llä on myös merkitystä organisaation sisällä. Koska meistä jokainen viestii työpaikallaan ja työpaikastaan, viestintä-, tiedotus- tai PR-koulutus voi olla tarpeen, vaikka työtehtävät eivät suoraan liittyisikään näihin aihealueisiin.

Kohderyhmien saavuttaminen

Viestinnässä, tiedotuksessa ja suhdetoiminnassa on kaikissa kyse viestien ja merkitysten lähettämisestä ja vastaanottamisesta - kommunikoinnista. Termejä käytetään usein sekaisin, yhdessä ja erikseen, mutta alle olemme jaotelleet nämä kommunikointimuodot omiksi osa-alueikseen, jotta sinun olisi helpompi löytää itsellesi tai työntekijöillesi oikea koulutus.

Viestintä

Organisaatiot koostuvat työntekijöistä, jotka kommunikoivat keskenään. Viestinnällä tarkoitetaan sanomien ja viestien siirtymistä tai siirtämistä sekä merkitysten syntymistä. Kyse on ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta, jossa sanomia ja viestejä vaihdetaan lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Viestintä voi olla yksi- tai useampisuuntaista. Kun on kyse organisaatiosta, viestintä voi olla myös joko organisaation sisäistä tai ulkomaailmaan suunnattua. Viestintä voi tapahtua joko kasvotusten, jolloin viestit välitetään puheen avulla. Jos viestintä ei ole mahdollista kasvotusten, voidaan viestin välittämiseksi turvautua viestinsiirtovälineisiin kuten puhelimeen, sähköpostiin, kirjeisiin jne. Sisäinen viestintä organisaatiossa kattaa kaiken sen tiedonkulun ja vuorovaikutuksen, mitä tapahtuu organisaation eri henkilöiden välillä. Sisäisen viestinnän avulla ylläpidetään ja kehitetään työyhteisön henkilöstösuhteita ja pyritään saavuttamaan positiivinen työilmapiiri. Ulkoisella viestinnällä hoidetaan puolestaan suhteita ulkomaailmaan. Aiempi käsitys organisaation ulkoisesta viestinnästä yksisuuntaisena toimintana on yhä enemmän korvautunut ajatuksella, että ulkoisessa viestinnässä on kyse vuorovaikutusprosessista, jossa viestejä kulkee molempiin suuntiin.

Tiedotus

Kun viestinnän tarkoituksena on saada jokin viesti perille tietyssä muodossa, puhutaan usein tiedotuksesta. Myös tiedotus voi olla sisäistä tai ulkoista. Sisäisen tiedotuksen avulla voidaan esimerkiksi jakaa työntekijöille tietoa organisaation yhteisistä päämääristä, oman organisaation ja kilpailijoiden toiminnasta jne. Sisäisen tiedotuksen merkitystä ei tule aliarvioida, sillä on ensiarvoisen tärkeää, että henkilökunta on tietoinen organisaation tapahtumista ja muutoksista. Ulkoista tiedotusta harjoittaessaan organisaatio voi esimerkiksi haluta eri kohderyhmiensä tietävän voimassa olevista tarjouksista tai organisaatiossa tapahtuneista muutoksista. Tiedottaminen täytyy hoitaa ammattitaidolla, jotta haluttu viesti tavoittaisi halutun kohderyhmän. Tiedotuksen haasteena on aina se, että viestin vastaanottaja saattaa tulkita viestin eri tavalla kuin viestin lähettäjä on tarkoittanut ja siksi viestintää ja tiedottamista tulee suunnitella huolella.

Suhdetoiminta eli PR

Kun puhutaan organisaation suhdetoiminnasta tai sidosryhmäviestinnästä käytetään usein englanninkielistä lyhennettä PR, joka tulee sanoista public relations, julkiset suhteet. Myös suhdetoiminta voi olla sisäistä tai ulkoista. Sisäisessä PR-työssä organisaation johto pyrkii luomaan ja ylläpitämään luottamuksellisia suhteita omaan henkilökuntaansa sekä parantamaan työilmapiiriä. Ulkoisen suhdetoiminnan voidaan puolestaan nähdä olevan yksi ulkoisen viestinnän alalajeista, osa organisaation markkinointiviestintää. Ulkoisen suhdetoiminnan avulla pyritään kehittämään yhteistyötä organisaation ja sen sidosryhmien välillä. Suhdetoiminnan avulla pyritään myös luomaan positiivista julkisuuskuvaa sekä antamaan organisaatiosta vetovoimainen kuva työnhakumarkkinoilla. Täytyy kuitenkin muistaa, että hyvä yrityskuva ansaitaan toiminnan kautta, pelkän kiiltävän julkisivun luominen osoittautuu ajan myötä harhaksi.