Tiedonhallinnan ylläpidon aamu (järjestelmäsalkku ja -tieto, TOS, tiedonhallintamalli)

Tiedonhallinnan osalta työ jatkuu joka vuosi, muutosta on ilmassa joko uusien tai vaihtuvien järjestelmien takia. Myös lainsäädäntö muuttuu esim. arkistolaki tai EU:sta tuleva uusi lainsäädäntö. Lisäksi elämme poikkeuksellista aikaa, pandemia jatkuu ja Euroopassa käydään sotaa. Organisaatiossa tiedonhallinnan muutokset on arvioitava säännöllisesti ja vuosittain.

Organisaation toimintaa ja toimintaympäristöä on aktiivisesti seurattava, tarkasteltava ja tarpeen mukaan luotava kehittämispolkuja ja toteutettava uudistuksia. Toiminnan uudistukset vaikuttavat usein viranomaisten tiedonhallintaan ja uudistusten toteuttamiseksi on uudistettava myös tiedonhallintaa.

Tiedonhallintalain vaatimuksena on muutosvaikutusten arviointi mm muutostilanteiden taloudellisten ja toiminnallisten riskien ennakointia, yhteen toimivuus ja tietoturvallisuus.

Organisaatioilla voisi olla käytössä myös vuosikello. Tarvitaan prosessi, joka varmistaa, että oleelliset toimenpiteet tulevat tehtyä. Miten tiedonhallinnan työ jatkuu, miten muutoksia arvioidaan

Webinaarikoulutuksessa opitaan minkälainen tiedonhallinnan vuosikello voisi olla? Mitä pitää vielä huomioida?

Koulutuksen sisältö

• Johdanto
• Tiedonhallintamallin ja tiedonohjaussuunnitelman ylläpito
• Raportointi, syklit eri toiminnoissa
• Asiakirja- ja tiedonhallinnanpolitiikka, perusohjeistukset
• Prosessien, järjestelmien ja tiedon arviointi sekä dokumentointi
• Tietojärjestelmien, tiedon ja käsittelytoimien riskien hallinta
• Tietoriskien hallinta
• Sopimussalkku ja hankintojen suunnittelu,
• Tiedonhallinnan tehokkuus, havainnointi ja raportointi
• Tiedonhallinnan vuosikellon asioita
  • Ohjeet ja määräykset, muuttunut lainsäädäntö
  • Tietoturva vaatimustenmäärittely
  • Yhteistyö (yksiköt/hallintokunnat, rek.pitäjät, pääkäyttäjät,
    tietohallinto)
  • Viestintä
  • Muuttuneen lainsäädännön vaikutukset (tiedonhallinta, arkistointi)
• Malli vuosikellosta