Excel – HR-ammattilaisen työkaluna

Excel-vinkkejä HR-osaajalle

HR-asiantuntijan työn yksi tärkeä osa on henkilöstöraportointi. Sen tehtävänä on tuottaa tietoa organisaation liiketoiminnan tueksi. Henkilöstöraporttiin kerätään tunnuslukuja ja seurataan niiden kehittymistä. Tietoja myös analysoidaan ja hyödynnetään henkilöstösuunnittelussa. Yleensä analysointi, yhteenvedot ja grafiikka tehdään siihen erinomaisesti sopivalla Excelillä. Siten vahva Excel-osaaminen on yksi osa HR-ammattilaisen keskeisiä osaamisalueita. Tällä kurssilla opit yhdistämään Excel-dataa sekä muokkaamaan sitä raportointia varten.

Tämä koulutus soveltuu Excelin 2010, 2013, 2016 ja 2019 Windows -versioille sekä soveltuvin osin Macin Excel 2016 -versiolle.

Koulutuksen sisältö

Koulutuksessa käsitellään seuraavia aiheita:

Excel-käytön tehostaminen

• Laskennan ja esimerkiksi päivämäärien käsittelyyn liittyvien aiheiden kertaus (kaavat, perusfunktiot, soluviittaukset, solumuotoilut jne.)
• Tehokkaat työskentelytavat Excelissä

Aineiston muokkaaminen Excelissä esimerkiksi raportointia varten

• Tavat tiedon muuntamiseen ja muokkaamiseen (mm. sarakkeiden jakaminen ja yhdistäminen)
• Teksti- ja kalenterifunktioiden hyödyntäminen
• Lajittelu ja suodatus
• Muotoile taulukoksi –toiminnon hyödyt ja käyttäminen
• Miten lasken iän syntymäajan perusteella
• Tuntien laskemiseen liittyvät ongelma (esim. negatiivinen aika, 1904-päivämääräjärjestelmä jne.)
• Työpäivien määrän laskeminen
• Syntymajan määrittely henkilönumeron perusteella
• Henkilötunnuksen oikeamuotoisuuden tarkistaminen

Aineistojen yhdistäminen hakufunktioilla

• Käyttötapauksia Haku-, PHaku- ja VHaku -funktioista
• Käyttötapauksia Indeksi- ja Vastine -funktioista

Miten luon Pivot-raportteja?

• Pivot –taulukoiden ja kaavioiden perustoiminnot
• Tiedon ryhmittely ja luokittelu (esim. ajan, ikäryhmän tai muun perusteen mukaan)
• Vuorovaikutteisuus raporteissa

Tiedon visualisointi

• Ehdollinen muotoilu
• Kaaviot

Harjoituksia