Olemme keränneet yhteen viisi asiaa, joita projektipäällikön ei kannata koskaan tehdä. Projektipäälliköllä on keskeinen rooli projektin toteutuksessa ja häneltä vaaditaan ratkaisukeskeisyyttä ja yhteistyökykyä. Roolin sisältö vaihtelee projektista ja toimialasta riippuen, mutta näitä mokia kannattaa välttää olipa projekti mikä tahansa.
1. Yksi henkilö ratkaisee kaikki ongelmat
Päivässä ei kerta kaikkiaan ole tarpeeksi tunteja, jos jokaisesta ongelmasta yrittää selvitä yksin ilman apua. Vaikka projektipäällikkö on hankkeen johtava taho, ei ole hänen vastuullaan ratkaista kaikkia eteen tulevia ongelmia. Projektipäällikön tehtävä on tunnistaa ongelma ja delegoida se henkilölle, joka pystyy ratkaisemaan ongelman parhaiten. On ehkä syytä tarkistaa projektisuunnitelma ja tehdä siihen tarvittavia muutoksia, jos ongelmia ratkaisemaan löytyy projektista aina vain yksi ainoa henkilö.
2. Huono kommunikointi
Kehno viestintä on yksi yleisimmistä ongelmista projektinhallinnassa. Jakamaton tieto aiheuttaa turhautumista ja epäluottamusta sekä estää kaikkia toimimasta tehokkaasti. Projektipäällikön vastuulla on löytää oikeat tiedotuskanavat, jotta tieto saavuttaa tasapuolisesti kaikki projektissa mukana olevat tahot. Muutoksista on tiedotettava nopeasti ja selkeästi, joten voi olla hyvä sopia yhteiset tiedonkulun pelisäännöt projektiryhmän kanssa yhdessä heti projektin alussa.
3. Joustavuuden puute
Täysin suunnitelman mukaisesti etenevä projekti on melko harvinainen tapaus. On todennäköistä, että yllättäviä käänteitä tulee vastaan projektin eri vaiheissa. Projektipäällikön on oltava joustava ja valmis etsimään ratkaisuja erilaisiin tilanteisiin. Sopeutumiskyky ja neuvokkuus ongelmatilanteissa erottavat fantastisen projektipäällikön keskinkertaisesta.
4. Epämääräinen projektisuunnitelma
Projektisuunnitelman tekoon on yhtä monta tapaa kuin maailmasta löytyy projektipäälliköitä. Projektipäällikön tehtävä on sopia projektisuunnitelmasta yhdessä kollegojen kanssa. Suunnitelma tehdään projektin tarpeita parhaiten palvelevalla tavalla.
Hyvä projektisuunnitelma sisältää selkeästi muun muassa sen, mistä projektissa on kyse, mitä osatavoitteita ja tavoitteita projektille on asetettu ja mikä niiden tarkoitus on. Jos hankkeen toteuttamisen tarkoitusta ja tavoitteita ei pystytä määrittelemään, on suuri riski, että projekti lähtee väärille urille heti alkumetreillä.
Projektisuunnitelman tekoon saat apua projektinhallinnan koulutuksista. Tutustu koulutuksiin »
5. Projektista ei luovuta ajoissa
Joskus projektipäällikkö on niin omistautunut hankkeelle, ettei näe sen kulkevan suoraan kohti tuhoa. Projektipäällikön on kuitenkin oltava valppaana ja pystyttävä tarkastelemaan projektia kokonaisuutena. Jos tilanne muuttuu radikaalisti ja hankkeessa tulee vastaan liian monta vastoinkäymistä, on projekti ehkä parempi lakkauttaa. Vaatii rohkeutta ja viisautta myöntää, että projekti on epäonnistunut, mutta tilanteen hyväksyminen säästää resursseja ja energiaa.