Gantt-kaavio on suosittu tapa visualisoida projekti sijoittamalla sen eri vaiheet ja niiden kestot aikajanalle. Gantt-kaaviossa projektin eri vaiheet jaetaan aika-akselille, jota tarkastelemalla saa helposti yleiskuvan koko projektista ja sen vaiheista. Tässä artikkelissa käymme läpi kaavion vahvuuksia ja heikkouksia sekä sitä, millaisiin tarkoituksiin se soveltuu parhaiten.
Mikä on Gantt-kaavio?
Gantt-kaavio on yleisesti käytetty projektinhallinnan suunnittelun työkalu. Gantt-kaaviossa projektin eri työvaiheet sijoitetaan allekkain kaavioon. Vaakatasossa kuvataan projektin aikajana. Työvaiheet sijoitetaan aikajanalle siihen kohtaan, jolloin ne on määrä aloittaa, tehdä ja saada valmiiksi.
Kaaviosta saa kätevästi yleiskuvan projektista ja sen eri vaiheiden suhteesta toisiinsa.
Kaavio on saanut nimensä sen 1800-luvulla kehittäneeltä amerikkalaiselta insinööriltä Henry Ganttilta.
Eri työvaiheiden etenemisen voi visualisoida kaavioon esimerkiksi eri väreillä – valmiiksi saatu vaihe voidaan merkitä eri värillä kuin keskeneräiset tai vielä aloittamattomat vaiheet. Värejä voi käyttää myös vastuualueiden tai eri teemojen visualisointiin.
Miten tehdä Gantt-kaavio?
Aloita Gantt-kaavion tekeminen listaamalla, mitä asioita projektissa tulee saavuttaa, mitä vaiheita siihen sisältyy, kuka on mukana tiimissä, kuka vastaa mistäkin ja kuinka kauan jokainen vaihe kestää.
Mitä huolellisempi ja tarkempi projektisuunnitelma on, sitä helpompaa Gantt-kaavion luominen on. Hankalinta voi olla arvioida eri vaiheiden kestoa ja sitä, mitkä välitavoitteet tulee saavuttaa ennen kuin voi siirtyä projektin seuraavaan vaiheeseen. Aina ei ole etukäteen selvää, miten eri vaiheet vaikuttavat toisiinsa.
Haluatko oppia lisää Gantt-kaavioista ja muiden yleisten projektimenetelmien luomisesta? Tutustu projektinhallinnan koulutuksiin täällä.
Milloin Gantt-kaaviota kannattaa käyttää?
Gantt-kaaviosta on hyötyä erityisesti isohkojen projektien hahmottamisessa, suunnittelussa ja seurannassa. Jos projektissa on mukana useita ihmisiä, auttaa Gantt-kaavio kaikkia projektitiimiin kuuluvia hahmottamaan projektin eri vaiheet ja omat vastuualueet.
Gantt-kaavio on syystäkin suosittu, sillä menetelmällä on paljon etuja:
- Selkeä visuaalinen katsaus projektin koko elinkaareen ja kestoon
- Selkeä visuaalinen katsaus vaiheiden ajalliseen kestoon
- Helppo hahmottaa vaiheiden toteutusjärjestys
- Kaavio auttaa koordinoimaan vaiheet ja vastuualueet isommallekin tiimille
- Kaaviosta on nähtävissä työvaiheiden suhde toisiinsa
- Kaaviosta näkee päällekkäiset projektivaiheet
Gantt-kaavio ei välttämättä sovellu kaikkiin projekteihin:
- Kaavio voi olla turha pieniin projekteihin, joissa ei ole paljoa vaiheita
- Kaavio ottaa huomioon vain työvaiheiden keston, ei muita niiden vaativuuteen mahdollisesti vaikuttavia ominaisuuksia
- Kaavio on staattinen – jos projekti muuttaa suuntaa, pitää kaavio koostaa uudelleen
- Jos työvaiheita on todella paljon, voi kaaviosta tulla visuaalisesti sekava
Millä tehdä Gantt-kaavio?
Gantt-kaavion tekemiseen on paljon erilaisia ohjelmia. Ilmaisia ohjelmia ovat mm.
- TeamGantt
- Agantty
- Teamweek
Projektinhallinnan oppaasta vinkit talteen
Tutustu myös muihin projektinhallinnan sisältöihin. Siirry tästä projektinhallinnan oppaan pääsivulle.