Projektibudjettia suunnitellessa käydään läpi kaikki projektiin kuuluvat osiot ja arvioidaan niiden kustannukset. Onnistuneeseen projektibudjettiin tarvitaan myös hyvin valmistellut ajankäyttö- ja resurssisuunnitelmat, jotka tukevat budjetin suunnittelua.
Jotta pystyy arvioimaan projektin tuottavuutta, täytyy tehdä laskelma projektin kustannuksista. Tämä auttaa myös kartoittamaan eri budjettivaihtoehtoja. Teoriassa laskelmassa täytyy vain kertoa ja laskea yhteen jokaiseen toimintaan käytettävä aika resurssikustannusten ja yleiskustannusten kanssa. Todellisuudessa budjetointi ei ole ihan näin yksinkertaista.
Kuinka projektibudjetti tehdään?
Projektibudjetti suunnitellaan usein samanaikaisesti ajankäyttö- ja resurssisuunnitelmien kanssa. Jotta pystytytään arvioimaan projektin lopullisia kustannuksia, on tärkeää yrittää ennakoida mitä resursseja projektissa tullaan tarvitsemaan, mitä toimintoja projektin aikana tullaan tekemään ja kauanko projektin eri osioiden tekeminen kestää. Resursseihin kuuluvat sekä aineelliset resurssit että projektiin tarvittava henkilöstö.
Kun ajankäyttö- ja resurssisuunnitelmat ovat valmiita, on tärkeää laskea ajankäyttösuunnitelman avulla jokaisen projektitoiminnan kustannukset. Tarvittavien resurssien kustannukset kerrotaan projektin toimintoihin käytettävällä ajalla. Projektin kustannuslaskelma perustuu joko siihen paljonko resurssien hankkiminen tulee maksamaan, mitä resurssien kustannuksilla voisi vaihtoehtoisesti tehdä tai paljonko resursseja aiempaan samankaltaiseen projektiin tarvittiin.
Haluatko oppia lisää projektibudjetin suunnittelusta? Suorita kurssi projektinhallinnassa!
Tapoja kustannuslaskelman tekoon
Bottom-up – Perustuu siihen, mitä eri projektin toiminnot maksavat. Nämä kustannukset lasketaan yhteen, jotta saadaan yksityiskohtaista tietoa projektin kokonaiskustannuksista.
Top-down – Perustuu siihen, paljonko koko projektin tulisi maksaa. Projekti jaetaan eri toimintoihin ja kustannukset jaetaan toimintojen kesken.
Samankaltainen projekti – Perustuu aiemman samankaltaisen projektin kustannuksiin, joiden avulla arvioidaan uuden projektin resurssikustannukset.
Hallitse epävarmuutta projektibudjetissa
Budjetti on oikeastaan vain pätevä arvaus siitä, paljonko projekti tulee todellisuudessa kustantamaan. On olemassa monia erilaisia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa kustannusten muuttumiseen. Vastaan voi tulla yllättäviä hinnannousuja, jotka vaikuttavat kustannuslaskelmaan tai odottamattomat viivästykset projektissa johtavat kustannusten nopeaan nousuun.
On tärkeää, että projektipäällikkö huomioi mahdolliset epävarmuudet projektiin liittyen ja varautuu niihin projektibudjetissa. Budjetin ylittyminen ei ole harvinaista. Budjetin ylittyessä projektipäällikön on tärkeä ottaa huomioon, että tiettyjä toimintoja pitää karsia. Vaihtoehtoisesti on mahdollista, että projektin tavoitteita tulee muuttaa tai jopa kysyä lisää pääomaa projektin omistajalta. Jos projektibudjetti on ylittynyt huomattavasti, projektipäällikön on hyvä harkita myös projektin lopettamista aikaisemmin.
Ohjeet projektibudjetin tekoon
1. Määrittele projekti
2. Jaa projekti osiin
3. Tutki perusteellisesti tarvittavat resurssit ja niiden kustannukset
4. Jaa resurssit projektin eri osien kesken
5. Tee suunnitelma odottamattomien muutoksien varalta ja ota huomioon mahdolliset lisäkustannukset
6. Tarkista kaikki laskelmat vielä kertaalleen
7. Tee projektibudjetti valmiiksi