Valitse sivuston käyttötapa: Mobiili

10 sähköpostisääntöä, jotka sinun tulisi tietää

Vältä yleisimmät sähköpostimokat – 10 vinkkiä

Vältä yleisimmät sähköpostimokat – 10 vinkkiä

Olet varmasti joskus vastaanottanut sähköpostiviestin ja ihmetellyt, miten lähettäjä on voinut tehdä niin ilmeisen virheen. Tai ehkäpä olet itse lähettänyt viestin, joka on nostanut punan poskillesi. Koulutus.fi on koonnut 10 vinkkiä sinulle, joka haluat välttää yleisimmät sähköpostimokat.

1. Kirjoita selkeä ja tarkoituksenmukainen aiherivi

Olemme tottuneet nykyajan suureen tietotulvaan. Joskus saattaa käydä niin, että skannaamme nopeasti läpi sähköpostimme saapuneet-kansion ja jaottelemme viestit tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin aiherivin perusteella. Voit auttaa vastaanottajaa tässä tehtävässä siten, että kirjoitat lyhyen ja yhteenvetävän otsikon/aiherivin, joka kertoo mitä sähköpostisi koskee. Älä piilota tärkeintä avainsanaa pitkän lauseen loppuun, sillä tällöin vastaanottaja saattaa jättää sinun viestisi huomiotta.

2. Käytä vain yhtä fonttia

Yhden fontin käyttäminen on hyvän nettikäyttäytymisen mukaista, erityisesti kun kirjoitat sähköpostia. Jos sekoitat eri fontteja ja värejä, tekstistä tulee vaikeasti luettava ja se antaa epäammattimaisen kuvan. Jos kopioit ja liität tekstiin lukuja, linkkejä tai tekstiä, käytä hieman ylimääräistä aikaa siihen, että muotoilet kopioidun tekstin sopimaan muuhun viestiisi. Kiinnitä siis huomiota viestisi ulkonäköön – se ei vie juurikaan ylimääräistä aikaa, mutta sillä on suuri vaikutus vastaanottajaan.

3. Käytä rivinvaihtoa järkevästi

Pitkä tekstikappale ilman rivinvaihtoa tai otsikoita on harvoin kovinkaan miellyttävää luettavaa. Koosta viestisi siten, että se on vastaanottajalle selkeä ja helposti silmäiltävä: käytä rivinvaihtoa ja sopivissa tilanteissa bullet point -listoja. Älä kirjoita sähköpostiviestistäsi liian pitkää. Mikäli tekstiä näyttää tulevan hirveän paljon, ehkä on parempi varata tapaaminen vastaanottajan kanssa sen sijaan, että selostat kaiken viestissä.

4. Lisää kopionsaajia (cc) vain kun se on tarpeellista

Ehkä ajattelet tekeväsi muille palveluksen lisäämällä heidät sähköpostiviestin kopionsaajiksi (cc). Ajattelet pitäväsi heidät näin ajan tasalla asioista, joihin he eivät suoranaisesti ole osallisia mutta jotka saattavat vaikuttaa heihin. Joskus tämä saattaa pitää paikkansa. Älä kuitenkaan lisää työkavereitasi tai esimiestäsi kopionsaajiksi (cc) ilman pätevää syytä. Voi olla ärsyttävää saada jatkuvasti kopiona viestejä, jotka eivät varsinaisesti koske vastaanottajaa.

5. Tiedä, milloin tulee käyttää Vastaa ja Vastaa kaikille

Kun valitset toiminnon Vastaa, lähetetään vastauksesi vain vastaanottamasi viestin lähettäjälle. Jos valitset Vastaa kaikille, lähtee vastauksesi myös kaikille niille, jotka ovat kopionsaajina vastaanottamassasi viestissä. Ohjenuorana voi pitää samaa logiikkaa kuin kohdassa neljä – mieti onko vastauksesi relevantti kaikille vastaanottajille vai vain alkuperäisen viestin lähettäjälle.

6. Älä aloita uusia keskusteluja vanhoihin sähköposteihin

Haluat varmastikin, että vastaanottaja ymmärtää mitä viestisi koskee. Jos käytät vanhaa keskustelua uuden asian tiedottamiseen, muista aina muuttaa aiherivi vastaamaan uutta asiaasi. Jos siis haluat käyttää samaa vanhaa keskustelua, kiinnitä huomiota sähköpostin otsikkoon. Muutoin viestisi vastaanottaja ei välttämättä pysy perässä siitä, mitä uusin viestisi koskee.

7. Älä lähetä edelleen epärelevantteja tai epäammattimaisia keskusteluja

Joskus työkaverisi edelleenlähettää sinulle asiakkaalta tulleen sähköpostiviestin ja lisää siihen kommentin, joka on tarkoitettu vain sinulle. Muista poistaa kollegasi kommentti ennen kuin vastaat asiakkaalle. Jos viestiin jää epäasiallisia tai epärelevantteja kommentteja, on se sama kuin jos alkaisit puhua puhelimessa omia henkilökohtaisia asioitasi ennen kuin puhelu on katkennut – tai mikä vielä pahempaa, alkaisit puhua henkilöstä, jonka kanssa juuri keskustelit. Yksinkertaisin tapa välttää näitä virheitä on aloittaa uusi sähköpostiviesti sen sijaan, että käyttäisit sinulle lähetettyä viestiä pohjana.

8. Pidä kuvat ja grafiikka kohtuullisen kokoisena

Kuvat ja grafiikka voivat olla hyödyllisiä sähköpostissa. Kiinnitä kuitenkin huomiota niiden kokoon. Liian suuret kuvat tai grafiikka saattavat tehdä viestistäsi vaikeasti luettavan. Sovita siksi kuvien koko fonttisi kokoon. Jos lisäät viestiin liian monta kuvaa, viestisi saatetaan merkitä roskapostiksi – pahimmassa tapauksessa viestisi ei tavoita vastaanottajaa ollenkaan.

9. Älä unohda lisätä liitetiedostoja

Jos kirjoitat, että olet lisännyt liitetiedoston, tulisi sinun myös muistaa tehdä niin. Jokainen meistä lienee joskus kokenut sen nolon tunteen, kun vastauksena lähettämääsi sähköpostiin saat viestin, jossa lukee näin: "Kiitos viestistäsi, mutta siitä taitaa puuttua lupaamasi liitetiedosto."

10. Oikolue, oikolue, oikolue

Kaikki ammatilliset dokumentit tulee aina oikolukea, ja sama koskee myös ammatillista viestintää. Kirjoitus- ja kielioppivirheet antavat vaikutelman, että et pidä viestiäsi (tai mikä pahempaa, viestisi vastaanottajaa) sen vertaa tärkeänä, että viitsisit käyttää muutaman lisäminuutin oikolukemiseen. Useimmat sähköpostiohjelmat sisältävät automaattisen oikoluvun, joten kirjoitusvirheille ei ole perusteluja. Äläkä unohda viestisi vastaanottajan nimeä! Saatat vahingossa helposti kirjoittaa Emman sijasta Emmi, ja tämä tahaton virhe voi aikaansaada vastaanottajassa suurta ärsytystä.

Haluatko parantaa kirjoitustaitojasi? Vai kaipaatko sparrausta sähköpostiohjelmien käytössä?

Tutustu seuraaviin koulutuksiin:

 Sähköpostikoulutukset Viestinnän ja kirjoittamisen koulutukset

» Lue lisää artikkeleja täällä


Etsitkö työelämän koulutusta?

Kerro meille, minkälaista työelämän koulutusta olet etsimässä. Me etsimme sivustomme yli 5000 koulutuksen joukosta sopivimmat ja olemme puolestasi yhteydessä kouluttajiin tai vinkkaamme sinulle sopivista kouluttajista. Voit eritellä viestiosiossa, mitä haluat tarkalleen tietää.

This field is used for controlling automatic form submits. Please leave it blank:
Kerro meille mitä etsit:

Tämä on maksuton palvelu, joka ei velvoita sinua osallistumaan koulutuksiin.

Viimeksi päivitetty: 04 syys 2018

Nämäkin voisivat kiinnostaa sinua:

Viimeksi päivitetty 16.10.2018

Pikaopas Wordin käyttöön

Kamppailetko sinäkin Wordin kanssa? Olemme listanneet pikakomentoja ja oikoreittejä, joita hyödyntämällä säästät aikaa ja hermoja – tai pääset vain pätemään. Ota Microsoft Word tehokäyttöön näillä vinkeillä!

Lue lisää
Viimeksi päivitetty 16.10.2018

Pikaopas Excelin käyttöön

Excelin käyttö on yleistynyt yhä useammalla alalla sekä opinnoissa että työnteossa. Listasimme omat suosikkikomentomme, jotta myös sinä pääsisit ottamaan niistä parhaan hyödyn irti.

Lue lisää
Viimeksi päivitetty 9.5.2018

Photoshop, InDesign vai Illustrator?

Photoshop, InDesign ja Illustrator ovat tehokkaita kuvallisen tuotannon työkaluja, joilla on erilaisia ​​ominaisuuksia ja mahdollisuuksia. Mikä ohjelmista sopii parhaiten tarpeisiisi?

Lue lisää

Etsitkö koulutusta?

Koulutus.fi:n ilmaisen tarjouspyyntöpalvelun kautta saat apua koulutusten etsintään.

Täytä lomake tästä

Tarjouspyyntöpalvelu

Tilaa uutiskirjeemme
Tilaa uutiskirje työelämän koulutuksista.
joulukuu 2018
ma
ti
ke
to
pe
la
su
26
27
28
29
30
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
1
2
3
4
5
6