Sihteeri tai assistentin työnkuvaan kuuluu erilaisia toimisto-, tietohallinto- ja viestintätehtäviä erilaisissa yrityksissä ja organisaatioissa. Työtehtävät saattavat vaihdella paljonkin, sillä niihin vaikuttaa työnantajan tarpeet, yrityksen tai organisaation toimiala ja koko sekä oman esimiehen asema.
Ehdotuksia täydennyskoulutukseksi sihteerille ja assistentille
Kielitaito on tärkeää sihteerin ja assistentin työssä. Tämä ei tarkoita vain vieraita kieliä, kuten englantia ja ruotsia, vaan myös suomen kieltä. Niin kirjallisen kuin suullisen viestinnän kursseilta saa arvokasta oppia, jonka ansiosta tuotat tekstiä sujuvammin, hoidat työtehtäviäsi tehokkaammin ja viestit laadukkaammin, mikä antaa niin itsestäsi kuin työnantajastasi ammattimaisen kuvan.
Viestinnälliset tehtävät voivat sihteerillä ja assistentilla ulottua myös tiedotustehtävien puolelle. Sihteeri voi hoitaa myös esimerkiksi esitteisiin, vuosikertomuksiin ja mainoksiin liittyviä töitä sekä päivittää nettisivuja ja somekanavia. Adobella on useita toimisto-ohjelmia, joita sihteeri voi viestinnällisissä tehtävissä hyödyntää. Niitä ovat esimerkiksi kuvankäsittelyyn tarkoitettu Photoshop ja painomateriaalin tekoon suunniteltu InDesign. Adobe-ohjelmien sertifioidut kouluttajat tarjoavat tehokkaimman opastuksen näiden ja muiden Adoben tuotteiden maailmaan.
Tietokone on sihteerin tai assistentin tärkeimpiä työvälineitä. Sihteeri käyttää työnkuvastaan riippuen päivittäin sähköpostia ja muita viestintäjärjestelmiä, toimistotekniikkaa sekä erilaisia toimisto-ohjelmia kuten tekstinkäsittelyohjelmia, taulukkolaskentaa sekä laskutus- ja kulukirjausjärjestelmiä. Oman työn sujuvuuden tähden on hyvä aika ajoin arvioida omien IT-taitojen tilaa ja tarpeen mukaan kääntyä osaavan tietotekniikan kouluttajan puoleen.
Vaativa työ vaatii laadukasta täydennyskoulutusta
Kun työssä yhdistyy sekä tarve järjestelmällisyyteen ja tarkkuuteen että kyky työskennellä paineen alla ja kiireessä, voivat ulkopuolisen valmentajan tai kouluttajan vinkit tulla välillä tarpeeseen. Ajanhallinnan, työtehokkuuden tai stressinhallinnan alueilta nimittäin.
Vaikka sihteerinä ja assistenttina ei varsinaisesti asiakaspalvelussa työskentelekään, kuuluu työhön piirteitä, jotka edellyttävät tietynlaista asiakaspalveluhenkisyyttä. Sihteeri käsittelee esimerkiksi postia ja sähköpostia, hoitaa ajanvarauksia sekä vastaanottaa ja välittää puheluja. Täydennyskoulutukset asiakaspalvelun saralla ovatkin varmasti myös sihteereille ja assistenteille hyödyksi. Sihteeri on esimiehensä ja organisaationsa edustaja, minkä vuoksi sosiaaliset taidot ovat sihteerille tärkeitä. Kommunikoinnin ja/tai esiintymistaidon koulutuksista saa käytännönläheista apua tähän puoleen, mikäli pieni piristysruiske hissipuheisiin, neuvottelutilanteisiin tai muihin viestintätilanteisiin tuntuu tarpeelliselta.
Kiinnostaako täydennyskouluttautuminen?
Jos olet kiinnostunut jatkokouluttautumisesta, ota asia puheeksi esimiehesi
kanssa. Ota selvää työpaikkasi osaamisen kehittämiseen liittyvistä käytännöistä. Sinulla voi hyvinkin olla mahdollisuus käyttää muutama työpäivä täydennyskoulutukseen tai työnantajasi saattaa olla valmis vastaamaan koulutuskustannuksistasi.
Voit aloittaa sopivan koulutuksen etsimisen pohtimalla mahdollisia aukkoja
omassa tietämyksessäsi ja millä työsi osa-alueella voisit olla entistäkin
parempi. Voit myös kysyä esimieheltäsi tai kollegoiltasi vinkkejä koulutuksista,
jotka voisivat sopia sinulle.
Sinua saattaa kiinnostaa myös
Lähteet: ammattinetti.fi