Etäkokousten määrä oli kasvussa jo ennen koronaa, sillä yhä useammat ihmiset tekivät valinnan työskennellä joko kotoa käsin, freelancerina tai muissa maissa asuvien kollegojen kanssa. Moni työskentelee etänä vielä ainakin muutaman kuukauden ajan, osa vielä sen jälkeenkin. Etäkokousten ei kuitenkaan tarvitse tuntua hankalilta. Listaamme tässä jutussa vinkkejä, joilla tehdä kokouksista sujuvampia.
Tiedät varmaankin tunteen, kun kokoukset ovat liian pitkiä, ihmiset puhuvat toistensa päälle ja joku unohtaa laittaa mikrofoninsa äänettömälle.
Tosiasia on se, että osalle meistä etäkokousten pitäminen tai niihin osallistuminen ei ole helppoa tai mukavaa. Miten voit siis varmistaa, että järjestät hyvän ja kattavan videotapaamisen?
Miksi virtuaaliset tapaamiset vievät enemmän voimia kuin kasvokkaiset tapaamiset?
Etäkokousten laatu on tärkeää kaikille, jotka osallistuvat kokoukseen. Kun tapaaminen pidetään etänä voivat erilaiset asiat – kuten ihmisten ilmeet, kehonkieli ja myös tapaamisten tekniset ongelmat – saada aikaan väärinymmärryksiä ja hämmennystä. Älä kuitenkaan pelästy näitä asioita. Olemme koonneet viisi vinkkiä, joiden avulla pidät tehokkaan ja vaikuttavan etäkokouksen!
1. Huomioi jokainen osallistuja 👩👦👦
Keskustelu ei solju samalla tavalla monen osallistujan etäkokouksessa kuin kasvotusten tavatessa. Olet varmasti huomannut tämän – ihmiset keskeyttävät helposti vahingossa toisensa, koska eivät pysty lukemaan toistensa kehonkieltä ja reaktioita. Tämän vuoksi astumme kollegoidemme varpaille normaalia useammin.
Välttääksesi tämän voit tehdä tietoisen päätöksen antaa kaikille tilaa ja aikaa puhua.
Yksi tehokas tapa tähän on ns. popcorn-menetelmä, jossa kokouksen järjestäjä antaa yhdelle osallistujalle puheenvuoron, jonka jälkeen puheenvuoron saanut valitsee seuraavan henkilön ja niin edelleen – tällöin jokainen saa oman puheenvuoron kokouksen aikana. Tämä menetelmä sopii erityisesti päivittäisiin kokouksiin, projektin etenemisestä tiedottamiseen tai tilanteisiin, joissa halutaan antaa kaikille puheenvuoro.
Jos pidät rennomman etätapaamisen, kokeile suoria kysymyksiä. Sen sijaan että kysyisit: ”Mitä kaikki ovat tästä mieltä?”, voit ohjata kysymyksen suoraan yksittäiselle henkilölle: ”Mitä mieltä olet Anna? Oletko samaa mieltä Olli?” Näin ihmiset ymmärtävät, että keskustelussa on tilaa heille.
Pyydä kokouksen loppua kohden kaikkia osallistujia antamaan yksi ehdotus tai palaute käsittelemästänne aiheesta. Näin saat varmistettua, että jokainen kokee osallistuneensa ja olleensa osa kokousta.
2. Aloita jutustelulla 💬
Aloita jokainen kokous lyhyellä, informatiivisella jutustelulla, jotta kaikki kokoukseen osallistuvat voivat kokea itsensä tärkeäksi osaksi palaveria heti alusta lähtien. Tämä voi helpottaa keskusteluun osallistumista kokouksen myöhemmissä vaiheissa – erityisesti heille, jotka eivät ole kovin harjaantuneita etäkokoustajia.
Muista kysyä myös ihmisten kuulumisia, miten heidän aamunsa on sujunut, ja niin edelleen. Monet kaipaavat tällaisia pieniä, vähäpätöisiä keskusteluja työkaverin kanssa, etenkin nyt kun emme törmää toisiimme samalla tavalla esimerkiksi työpaikan keittiössä tai vesipisteellä.
3. Pidä kokouksen rakenne selkeänä 📝
Laadi kokoukselle selkeä päämäärä ja kerro se kollegoillesi ennen tapaamista, jotta jokainen osaa valmistautua. Anna puheenvuoro yhdelle henkilölle kerrallaan, jotta vältytään päällekkäin puhumiselta ja tärkeän informaation ohi menemiseltä. Ehkä toimit näin muutoinkin kuin etäkokouksissa, mutta etänä kokouksen selkeää rakennetta on vielä helpompaa seurata.
Voit hyödyntää mute-nappia, kun jollain ei ole puheenvuoroa, tai jos videon taustalta kuuluu taustahälinää. Pienet keskeytykset ja taustaäänet voivat olla häiritseviä ja jopa ärsyttäviä. Hyödynnä tarvittaessa mahdollisuutta hiljentää muut tai pyydä heitä pitämään mikrofoninsa pois päältä silloin, kun heillä ei ole erillistä puheenvuoroa. Tämä auttaa pitämään sujuvamman ja jäsennellymmän kokouksen.
4. Pyydä selkeitä vastauksia 💌
Kysymyksiin on tärkeää saada selkeitä vastauksia, kun ei ole mahdollista lukea ihmisten kehonkieltä. Kielellisen ilmaisun tulee olla selkeää, ytimekästä ja mahdollisimman helposti lähestyttävää, jotta vältytään väärinymmärryksiltä.
Jos joku kokouksen osallistujista on sanonut jotain epäselvästi, pyydä selvennystä. Yleensä ihmiset ymmärtävät, että näinä vaikeina aikoina itsensä ilmaiseminen verkossa ei ole välttämättä yhtä sujuvaa kuin kasvotusten. Laadukkaan kokouksen todennäköisyys kasvaa, kun poistetaan väärinymmärrysten mahdollisuus.
5. Hyödynnä yhteistiedostoja ja kannusta viestittelyyn 💻
Oletko suunnitellut workshopin, jossa osallistujien odotetaan tekevän muistiinpanoja? Voitte työskennellä samassa tiedostossa (esim. Google Docs) tai jättää kokouksen pyörimään taustalle, kun teette itsenäisesti töitä. Näin teidän on helppo vaihtaa tarvittaessa ajatuksia.
Ihmisten on helpompi osallistua, kun kokouksessa käytetään reaaliajassa päivittyvää yhteistiedostoa, josta kaikki näkevät myös muiden ylös kirjaamat asiat.
Etänä työskentelyn ei tarvitse tarkoittaa, että kokousten tulisi olla yhtään aiempaa vähemmän osallistavia. Dokumenttien jakaminen ja chat-toiminnon käyttäminen tekevät osallistumisesta helppoa ja vaivatonta.
Kohti sujuvampia etäkokouksia!
Näitä vinkkejä seuraamalla voitte pitää onnistuneita etäkokouksia. Mitä sujuvampi etäkokous on, sitä tyytyväisempiä kaikki osallistujat ovat.
Toki jos sinulla on liikaa kokouksia, kokouksesi kestävät liian kauan tai sinulle ei jää aikaa muulle työnteolle, ongelma saattaa piillä muualla. Tällöin kannattaa miettiä, voisitko aikatauluttaa työtäsi eri tavalla, jakaa työtaakkaasi tai pyytää apua kollegoiltasi. Mieti myös, tarvitseeko sinun osallistua kaikkiin kokouksiin tai ovatko kaikki kokoukset ylipäätään tarpeelllisia.