Saapuneiden sähköpostien läpikäyminen on tuttua jokaiselle. Viestien kanssa painiminen tuntuu usein vievän harmittavan suuren siivun työpäivästä, ja postitulvaa läpikäydessä herää kysymys, voisiko kaiken hoitaa helpommin. Varmasti voi! Olemme keränneet viisi vinkkiä helpottamaan sähköpostisi hallintaa ja tehostamaan arkeasi.
1. Säilytä saapuneet-kansiossa vain viestejä, joihin et ole vielä vastannut
Ääriään myöten pursuava saapuneet-kansio nostaa varmasti stressitasoa. Jos et lajittele sähköpostiviestejäsi, otat samalla myös riskin, että unohdat vastata johonkin tärkeään viestiin. Ja vaikka vastaaminen olisikin täysin hallinnassasi, käytät ylimääräistä aikaa varmisteluun ja kansion läpikäyntiin. Ratkaisuna suosittelemme, että pidät saapuneet-kansion niin tyhjänä kuin mahdollista. Ensialkuun voit luoda uuden kansion, jonne arkistoit käsitellyt sähköpostiviestit. Mikäli haluat palata viesteihin myöhemmin, ovat ne yhä löydettävissä, mutta eivät uuden postin tiellä.
2. Lajittele sähköpostiviestit kansioihin käsittelyajankohdan mukaan
Jos haluat tehostaa sähköpostinhallintasi huippuunsa, ota kaikki hyöty irti kansioista. Jaa postit kansiohin sen mukaan, milloin aiot käsitellä ne. Kansiot voit nimetä esimerkiksi näin: tänään, tällä viikolla, ensi viikolla ja myöhemmin. Tarkoituksena on, että työskentelet päivittäin vain postin parissa, joka löytyy ”tänään”-kansioista. Tällaisella järjestelyllä rajaat päivittäistä työmäärääsi ja varmistat, että mikään meili ei mene sinulta ohi. Voit käyttää noin 10 minuuttia työpäiväsi lopusta sähköpostiviestien järjestämiseen oikeisiin kansioihin seuraavaa päivää varten.
3. Varaa tietty aika työpäivästä sähköpostille
Saatat saada erityisen aikaansaavan olon ratkaistessasi ongelmat välittömästi ja vastatessasi sähköpostiviesteihin viiden minuutin sisään. Todellisuudessa jatkuva sähköpostin tarkistaminen ja tehtävästä toiseen hyppely laskevat tehokkuuttasi merkittävästi, etkä pysty pitämään keskittymistäsi kiinni käsillä olevassa työtehtävässäsi. Yritä sen sijaan luoda päivittäinen aikataulu sähköpostin käytön suhteen. Varaa tietty aika työpäivästäsi viesteihin vastaamiseen, postin läpikäyntiin ja viestien lajitteluun uuden järjestyksesi mukaan.
4. Aseta sähköposti offline-tilaan
Sulkemalla sähköpostivirrat määräajaksi varmistat, että todella noudatat sähköpostin käytölle luomaasi aikatalua. Valtaosa sähköpostipalveluista tarjoaa toiminnon, jolla sähköpostin voi asettaa offline-tilaan. Näin pystyt työskentelemään ilman jatkuvia ilmoituksia näytölläsi. Kun sinulla on hyvä hetki käsitellä päivän meilejä, voit palauttaa sähköpostisi online-tilaan.
5. Poistu turhilta postituslistoilta
Sähköposti täyttyy helposti erilaisista uutiskirjeistä ja päivitysposteista, jotka ovat voineet olla aiemmin kiinnostavia, mutta joita joudut nykyään poistamaan tärkeämpien viestien tieltä. Yksinkertaisin ratkaisu on käydä klikkaamassa linkkiä, joka poistaa sinut postituslistalta. Tämä on nopeasti tehty. Samalla helpotat postisi hallintaa, vähennät häiritsevien ilmoitusten määrää ja pystyt keskittymään tärkeimpiin tehtäviisi.
Kaipaatko lisää käytännön vinkkejä sähköpostin käyttöön, viestien hallintaan tai sähköpostin tietoturvaan? Käy tutustumassa koulutusvalikoimaamme ja löydä tarpeisiisi sopiva kurssi.