Oletko uunituore PR-ammattilainen? Kuinka jännittävää! Onnistunut tiedotus- ja suhdetoiminta voi lisätä bränditunnettuutta, parantaa työnantajamielikuvaa sekä edistää liiketoimintaa.
PR on lyhenne englanninkielisistä sanoista public relations. Tiivistetysti PR-ammattilaiset työskentelevät erilaisten yritysten, organisaatioiden ja tuotemerkkien maineen ja tunnettuuden parissa. PR-päällikkö tekee pitkäjänteistä ja strategista työtä valvoakseen, mitä yrityksestänne sanotaan ja missä yhteydessä.
Perinteisesti tiedotus- ja suhdetoiminta on tarkoittanut näkymistä erilaisissa uutismedioissa. PR:ään sisältyy kuitenkin paljon muutakin. Kaikki viestintä vaikuttaa siihen, miten ulkopuoliset näkevät toimintanne. Siksi PR-työhön tulee sisällyttää myös sosiaalisen median kanavat, sisäinen viestintä, tapaamiset asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa sekä osakkeenomistajille lähetetyt uutiskirjeet.
Tiedotus- ja suhdetoiminta alkaa PR-suunnitelmasta
PR-suunnitelman laatimiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa, sillä huolellinen suunnitelma tukee työtä merkittävästi. Suunnitelman tulee sisältää työn tarkoitus ja tavoitteet. Mikä tiedotus- ja suhdetoiminnassa on organisaationne kannalta tärkeää ja mitä haluatte PR-työllä saavuttaa? Millaista tietoa voitte tarjota? Onko yrityksellänne ainutlaatuisia ideoita? Oletteko jonkin alan asiantuntijoita? Yritä tarkastella toimintaanne ulkopuolisen silmin ja miettiä, millaisiin asioihin voitte hyödyntää perinteisiä markkinointikeinoja ja mikä on yleishyödyllisempää tietoa.
PR-toiminnalle tulee määritellä kohdeyleisö. Viestintää on helpompaa kohdentaa, kun tietää kenelle viesti on tarkoitettu. Kohdeyleisö määrittelee osaltaan myös sen, missä kanavassa kommunikoidaan.
PR-suunnitelma on syytä suhteuttaa yrityksen muihin liiketoimintatavoitteisiin sopivaksi. Miten PR-työ voi auttaa tavoitteiden saavuttamisessa? Onko jokin osa-alue, johon täytyy panostaa enemmän tavoitteiden saavuttamiseksi? Jos on, hienoa! Määrittele nämä osa-alueet ja yleinen etu sekä mukauta viesti valitsemallesi kohderyhmälle.
PR-suunnitelmalle kannattaa tehdä vuosikello. Aikataulusta voi tarkistaa, milloin tulee toimia minkäkin tehtävän eteen, jotta viestintä olisi mahdollisimman vaikuttavaa. Tapahtuuko vuosittain jotain sellaista, mistä organisaationne kannattaisi viestiä? Kyseessä voi olla esimerkiksi lomat, festivaalit, vaalipäivät tai oman alan tapahtumat. Mikään ei ole liian vaatimaton tai mahtipontinen syy viestiä, kunhan viestintä edistää sille määriteltyjä tavoitteita.
Parhaimmillaan onnistunut tiedotus- ja suhdetoiminta lisää organisaation näkyvyyttä halutuissa kanavissa, laajentaa bränditietoisuutta, kasvattaa uskottavuutta, parantaa työnantajamielikuvaa, edistää myyntiä ja paljon muuta.
Määrittele ydinviesti
On helppoa tulla ”sokeaksi” sille, mistä oikeastaan haluaa viestiä. Siksi viestinnälle kannattaa määritellä ydinsanoma, joka auttaa säilyttämään yhtenäisen sävyn. Mitä varten organisaationne on olemassa? Onko organisaatiolle määritelty visio? Mitä asiakkaat, käyttäjät ja muut sidosryhmät hyötyvät tuotteistanne, palveluistanne tai toiminnastanne? Näiden kysymysten pohjalta voidaan määritellä brändille ydinviesti. Yksi lause riittää.
Ydinviestiä ei tarvitse toistaa rikkinäisen levyn tavoin kaikessa viestinnässä. Kannattaa mielummin miettiä, mihin yhteyksiin se sopii. Voit edistää ydinviestin sanomaa esimerkiksi päivittäisissä keskusteluissa, haastattelutilanteissa tai markkinointimateriaaleissa. Pelkkä ydinviestin muistaminen vie jo pitkälle. Punaisen langan määrittely auttaa pitämään viestinnän yhdenmukaisena ja hepottaa ydinviestin muistamista.
Oma PR-päällikkö vai ulkoinen PR-konsultti?
Organisaation tavoitteet ja ehdot määrittelevät sen, kannattaako rekrytoida sisäinen PR-päällikkö vai käyttää ulkoista konsulttia. Pitkään organisaation palveluksessa työskennellyt PR-päällikkö, joka tuntee brändin, laatii suunnitelmat ja toimii niiden mukaan, on erinomainen sijoitus tiedostus- ja suhdetoimintaan panostaville organisaatioille.
PR-konsultti on hyvä ratkaisu lyhyellä tähtäimellä toimivalle tai esimerkiksi silloin, kun ei ole mahdollisuutta rekrytoida uutta henkilökuntaa. Konsultti auttaa kaikessa tiedotus- ja suhdetoiminnassa. Konsultti voi esimerkiksi luoda alustavan PR-strategian ja jakaa tietoa organisaation sisällä. PR-konsultit työskentelevät usein pitkään saman työnantajan palveluksessa, mikä ei ole yllätys työn vaatiman pitkäjänteisyyden näkökulmasta.
Mitä PR-toimisto tekee?
PR-toimistot laajentavat tietoisuutta yhteistyökumppanin brändistä ja ydinviestistä. Pitkäaikainen yhteistyö PR-toimiston kanssa on toimiva tapa käynnistää ja toteuttaa PR-toimintaa ilman uuden henkilökunnan rekrytoimista. PR-toimistot työskentelevät yleensä strategisemmalla tasolla. Toimistot auttavat varmistamaan, että brändisi saa laajempaa näkyvyyttä oikeassa yhteydessä. Apua voi saada myös sosiaalisten kanavien seuraamiseen, sisäiseen viestintään ja tärkeiden mediasuhteiden rakentamiseen.
Seuraa PR-työn etenemistä
On tärkeää seurata PR-työtä riippumatta siitä toteutetaanko viestintä talon sisällä vai ulkoisella konsultilla. Seurannan avulla pystytään kertomaan onko viestintä oikealla polulla. Sopivan intervallin seurannalle voi määritellä itse. Seurantaa voi tehdä esimerkiksi kvartaaleittain tai vaikkapa jokaisen projektin jälkeen. Seurantaa kannattaa tehdä pitkällä tähtäimellä, jotta eri aikajaksoja voi verrata toisiinsa.
Seurannassa voi pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Kuinka monessa artikkelissa on saatu näkyvyyttä?
- Kuinka monta vastaanottajaa on tavoitettu?
- Ovatko toimittajat ottaneet yhteyttä ja mihin liittyen?
- Miten palvelujanne käytetään ja mitä teistä kerrotaan? Onko sivuiltanne ladattu tilastoja tai onko teiltä pyydetty haastatteluja?
- Mikä on koettu kiinnostavimmaksi?
Seurannan myötä on helppoa tunnistaa kaikkein vaikuttavimmat ja kiinnostavimmat viestintätoimet. Samalla huomaat, mikä ei onnistunut toivotulla tavalla ja mikä puolestaan toimi hyvin. PR-suunnitelmaa kannattaa kehittää seurannan tarjoaman tiedon pohjalta.