Projektin ohjausryhmä

Projektin ohjausryhmä -aiheisista koulutuksista lisätietoa alla:

Projektin ohjausryhmä apuna onnistuneen projektin syntymiseen

Toimiva ohjausryhmä on projektin vetäjän paras apu onnistuneen projektin luomiseen. Mikäli ohjausryhmä pelaa hyvin yhteen, se voi edistää ratkaisevasti projektin tavoitteiden toteutumista ja lopputuloksen syntyä.

Projektin ohjausryhmä muodostuu yhteistyötahoista, jotka ovat hankkeen sisältöjen ja tavoitteiden kannalta olennaisia. Ohjausryhmän kokoonpanoa tulisi pohtia jo projektia suunniteltaessa, jotta siitä pystyttäisiin luomaan mahdollisimman toimiva kokonaisuus. Ohjausryhmän kokoamisvaiheessa tulisi myös ottaa selvää siitä, onko projektin rahoittajalla sanottavaa sen kokoonpanoon ja työskentelytapoihin liittyen.

Toimiva ohjausryhmä muodostuu sellaisista tahoista ja henkilöistä, joille projektin toteuttaminen on tärkeä ja mielenkiintoinen haaste, ei ylimääräinen ja vaivailollinen velvollisuus. Projektin ohjausryhmän nimeämisen hoitaa yleensä hanketta toteuttava organisaatio, jonka tulee myös olla edustettuna ohjausryhmässä.

Projektin ohjausryhmä vastaa projektin toteutumisesta

Projektin ohjausryhmän tehtävänä on seurata projektin sisällöllisten tavoitteiden toteutumista sekä hankkeen edistymistä projektipäätöksen mukaisesti. Ohjausryhmä käsittelee mahdolliset muutosesitykset projektisuunnitelmassa ja se vastaa viimekädessä projektin tuloksellisuudesta. Ohjausryhmään kuuluvien tahojen tehtävänä on myös käsitellä ja hyväksyä projektia käsittelevät raportit, mukaan lukien projektin loppuraportti.

Myös projektin rahankäytön ja sille suunnitellussa budjetissa pysymisen valvominen on ohjausryhmän tehtävä. Projektin ohjausryhmän rooli on välttämätön projektin synnylle, sillä se luo toiminnalle ja yhteistyölle pelisäännöt, joita kaikki projektiin osallistuvat ovat velvoitettuja noudattamaan.

Asiantuntijuus ja osaaminen projektin ohjausryhmän valtteina

Projektin ohjausryhmän olennaisena tehtävänä on myös tukea hankkeen toteutumista tuomalla ryhmän jäsenten asiantuntijuus mukaan ohjausryhmän työhön. Ideaali tilanne onkin sellainen, jossa ohjausryhmässä yhdistyy mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus, osaaminen ja verkosto.

Ryhmän jäsenten tulee ottaa kantaa hankkeen toteutukseen sekä esittää parannusehdotuksia ja tarkennuksia suunnitelmiin. Ei siis riitä, että ohjausryhmä kokoontuu vain käsittelemään raportteja ja toteamaan tapahtunutta, vaan sen täytyy todella olla perehtynyt tehtäväänsä.

Toimivan ohjausryhmän luominen edellyttää sopivien asiantuntijatahojen löytämistä sekä ryhmän toimintatapojen huolellista suunnittelua, mutta ohjausryhmän toimintaa voi kehittää myös erilaisten koulutusten avulla. Projektin ohjausryhmän työhön perehdyttävä kurssit antavat neuvoja esimerkiksi toimivan tiimityön luomiseen ja ne valmistavat ohjausryhmien jäseniä erilaisiin toimeen kuuluviin vastuu-alueisiin ja tehtäviin.