Projektitiimin tehokkuus on ratkaiseva tekijä projektin onnistumisessa. Mitä tulisi pitää mielessä projektitiimiä kootessa? Mikä rooli persoonallisuustesteillä on? Kuinka tiimi muuttuu ajan myötä? Entä miten tuloksia voidaan mitata? Näihin ja useisiin muihin kysymyksiin löydät vastauksen artikkelista.
Mikä projektitiimi on?
Uuden projektin alussa on tärkeää rekrytoida työntekijöitä, jotka ottavat haasteen vastaan ja käynnistävät projektin tehokkaasti. Projektityöntekijöiden on hyvä aluksi tutustua projektin taustoihin ja tavoitteisiin, jotta he pystyvät osallistumaan työtehtävien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Vaikka projektipäälliköllä on suurin vastuu projektista, velvollisuuksia on myös jokaisella yksittäisellä projektityöntekijällä. Projektitiimissä kaikilla on vastuu hyvän yhteishengen luomisesta, uusien ideoiden miettimisestä, tulosten raportoinnista ja aikataulujen noudattamisesta.
On tärkeää, että projektityöntekijä pystyy tekemään montaa asiaa samanaikaisesti, sillä usein työntekijällä on monia vastuualueita ja rooleja projektissa. Nämä roolit tulisi tehdä selväksi jo projektin alussa sekä pitää ne ajan tasalla projektin aikana. Jos kyseessä on isompi projekti, se voidaan jakaa pienempiin osiin. Projektin osilla on jokaisella oma johtajansa, jolla on kokonaisvastuu tavoitteiden saavuttamisesta.
Haluatko saada todistuksen projektinhallintataidoistasi? Täältä löydät kursseja, jotka johtavat projektinhallinnan sertifikaattiin.
Kuinka tehokas projektitiimi kootaan?
Projektitiimin kokoaminen on projektipäällikön vastuulla. Jos työyhteisö on pieni ja työntekijät tuntevat toisensa, projektitiimin voi koota työntekijöiden luonteiden ja aikaisempien kokemusten pohjalta. Tarvittaessa myös persoonallisuustestit antavat arvokasta tietoa työntekijöiden ominaisuuksista.
Persoonallisuustyypit ovat keskeisiä tekijöitä tehokkaan projektitiimin luomisessa. Aiempi osaaminen ja yksilölliset osaamisalueet tietysti vaikuttavat tiimin jäsenten valintaan, mutta luonteenpiirteet voivat olla yhtä tärkeitä. Tiimityöskentely voi tuntua varsinkin aluksi hankalalta, jos tiimin jäsenet ovat luonteeltaan ja toimintatavoiltaan kovin erilaisia. Monet uskovat kuitenkin, että keskenään hyvin samankaltainen tiimi ei välttämättä saa yhtä tehokkaita ja innovatiivisia tuloksia aikaan kuin sellainen tiimi, jonka jäsenet ovat erilaisia. Erilaiset lähestymis- ja ajattelutavat haastavat lähestymään projektia eri näkökulmista ja saattavat johtaa uusiin oivalluksiin. Monimuotoisuuden luomisen lisäksi persoonallisuustestit voivat toimia viestinnän apuna, sillä ne auttavat ymmärtämään kuinka erilaisten persoonallisuustyyppien kanssa kommunikoidaan parhaiten.
DISC-analyysi on suosittu analyysimalli, jossa persoonallisuustyypit jaetaan analyyttisyyden, vaikuttavuuden, vakauden ja hallitsevuuden mukaan neljään väriin, jotka ovat keltainen (vaikuttava), punainen (hallitseva), sininen (analyyttinen) ja vihreä (vakaa). Ihmisiä ei voi tietenkään luokitella kokonaan tällaisen järjestelmän avulla, mutta se antaa projektipäällikölle yleiskuvan yksilöiden vahvimmista ominaisuuksista. Tämä tieto on arvokasta projektitiimiä kootessa, sillä erilaiset ominaisuudet ovat keskeisiä tekijöitä tehokkaassa yhteistyössä.
Muita yleisiä persoonallisuuden analyysimalleja ovat Belbinin yhdeksän tiimiroolia ja Myers Briggsin tyyppi-indikaattori.
Projektitiimin johtaminen
Jotta projektia voidaan viedä eteenpäin, pitää myös projektitiimiä kehittää. Näin ollen on tärkeää, että projektipäällikkö on läsnä ja näkee tiiminsä tarpeet, jotta he saavat tarvittavan tuen kehittymistä varten.
Kick-off-aloitus on hyvä tapa käynnistää suuria projekteja ja kerätä kaikki mukana olevat työntekijät ja asiakkaat yhteen sopimaan projektin tarkoituksesta ja tavoitteista. Kick-off on myös erinomainen tilaisuus projektin jäsenille tutustua toisiinsa, mikä tekee tulevasta työstä mukavampaa. Samalla myös luodaan perusta parempaan osallistumiseen ja yhteistyöhön projektin aikana.
SCARF saattaa tuoda monelle mieleen kaulahuivit, mutta se on myös lyhenne suositusta tavasta kuvata aivojen sosiaalista toimintaa ohjaavaa viittä ulottuvuutta. Ulottuvuudet ovat status, varmuus, autonomia, yhteenkuuluvuus ja oikeudenmukaisuus. Ihmiset reagoivat kyseisten ulottuvuuksien muutoksiin erityisen herkästi. Siksi on tärkeää, että projektipäällikkö kiinnittää huomiota näihin ulottuvuuksiin projektitiimille viestiessä, jotta yhteistyö sujuu hyvin ja projekti saadaan eteenpäin.
Selkeät ja tarpeeksi korkeat tavoitteet ovat keskeisiä tekijöitä projektitiimin menestymisen ja kehityksen kannalta. Projektipäällikön tulisikin asettaa korkeita tavoitteita, joita seurataan projektin aikana, jotta projektitiimin johtaminen eteenpäin helpottuu. Tunnettu 1960-luvun tutkimus käsittelee korkeiden odotusten merkitystä ja niin sanottua Pygmalion-efektiä. Tutkimus osoitti, että satunnaisesti valitut oppilaat, joita opettaja kehotti suoriutumaan paremmin, myös tekivät niin juuri opettajan korkeiden odotusten ansiosta. Sekä opettajat että projektipäälliköt voivat oppia tästä tutkimustuloksesta, sillä se osoittaa, kuinka tärkeää on asettaa oppilaille ja työntekijöille korkeita tavoitteita.
Kuinka menestystä mitataan?
Oli projekti onnistunut tai ei, on tärkeää mitata ja arvioida, mikä projektissa sujui loistavasti ja mikä huonommin. Näin voidaan kehittyä seuraavaa projektia varten.
Keskeiset suorituskyvyn mittarit (eng. Key Performance Indicators tai KPI:t) ovat yleinen tapa mitata projektin tehokkuutta. Nämä mittarit asetetaan projektin alussa ja niitä mukautetaan projektin tavoitteiden perusteella. Yleisiä mittareita voivat olla ajankäyttö, tehokkuus, laatu ja budjetin toteutuminen. Valittujen mittareiden avulla voidaan helposti seurata ja mitata tiettyä tulosta, jotta siitä voidaan oppia ja vetää johtopäätöksiä projektin aikana ja sen jälkeen.
Toinen tapa arvioida projektitiimin tehokkuutta on hyödyntää ansaitun arvon menetelmää (eng. Earned Value Management), joka voi antaa viitteitä projektin etenemisestä jo varhain. Mittaamalla tekijöitä kuten kustannuksia, ajankäyttöä ja tuloksia, voidaan saada yleiskuva projektin odotetusta lopputuloksesta.
Projektitiimin kehitysvaiheet
Kuten ihmissuhteet muutoinkin, myös projektitiimin ryhmädynamiikka voi muuttua ajan saatossa. On tärkeää, että projektipäällikkö on tietoinen mahdollisista muutoksista, sillä tiimi saattaa tarvita enemmän tukea hankalien jaksojen aikana.
Fundamental Interpersonal Relations Orientation eli FIRO-malli on yleinen tapa kuvata päävaiheita, jotka ryhmä käy läpi kehittyessään tehokkaaksi tiimiksi. Mallin kehittäjän Will Schutzin mukaan ryhmät käyvät läpi seuraavat kolme vaihetta:
1) Tutustumisvaiheessa ryhmän jäsenet keskittyvät hakemaan omaa paikkaansa tiimissä uusien kollegoiden keskuudessa. Tässä vaiheessa on tärkeää, että projektipäällikkö on ryhmän tukipilarina, jotta kaikki tiimin jäsenet tuntevat olonsa turvalliseksi.
2) Roolin hakemisen vaiheessa projektitiimin jäsenet alkavat hakea omaa rooliaan ryhmässä. Konfliktit yleistyvät usein tässä vaiheessa, kun tiimin jäsenet tuntevat olonsa tarpeeksi turvalliseksi ilmaistakseen tyytymättömyyttä. Roolin hakemisen vaiheessa projektipäällikön tulisi toimia selkeänä johtajana ja konfliktien ratkaisijana sekä muistuttaa projektitiimiä yhteisistä tavoitteista.
3) Avoimuuden vaiheessa projektitiimin jäsenet voivat hyvin ja työskentelevät pitkäjänteisesti. Tälle vaiheelle ominaista on tehokkuus ja avoimuus. Projektipäällikkö pystyy tässä vaiheessa toivottavasti ottamaan askeleen taaksepäin ja antamaan tiimille enemmän vastuuta itsestään ja keskinäisestä kommunikaatiosta.
Ryhmäytymisestä on useita teorioita, mutta niitä kaikkia yhdistää se, että alun hämmennyksestä huolimatta projektin lopputulos on yleensä hyvä. Tämä voi olla erityisen lohdullinen muistutus projektipäälliköille hankalien jaksojen aikana.