Joidenkin työtehtävien antaminen eteenpäin työntekijöille ja ajatus kontrollin menettämisestä voivat saada olosi epämukavaksi. Hyvä johtaja osaa kuitenkin delegoida oikeat tehtävät eteenpäin, jotta yrityksen tuottavuus paranee ja hommat luistavat. Mutta kuinka delegoida tehokkaasti? Lue seuraavat vinkit ja hyödynnä niitä omassa työssäsi.
Haluatko oppia delegoinnin jalon taidon? 🧭
Delegoimisen osaaminen on tärkeä osa nopean ja ketterän yrityksen toimintaa. Yrityksen, osaston tai tiimin johtaja ei todellakaan voi hallita kaikkea yksin.
Vaikka delegointi parhaimmillaan edistää tiimin jäsenten osaamisen kehittymistä, sitä ei pidä käyttää väärin, kuten kiireen, etätyökuormituksen tai työtehtäviin kyllästymisen takia.
Delegoinnilla on useita tavoitteita, joista keskeisin on pyrkimys parempaan ajanhallintaan. Tavoitteena on saada enemmän aikaa isommille projekteille, antaa työntekijöille heidän osaamistaan vastaavia ja motivoivia työtehtäviä sekä jakaa työtehtävät järkevästi. Ennen kaikkea delegointi on luottamuksen osoitus työntekijöitä kohtaan.
Delegoinnin haltuun ottamisen vaiheet
Ota nämä askeleet, jos haluat siirtyä kohti parempaa ja sujuvampaa delegointia:
1️⃣ Ymmärrä delegoinnin tärkeys
Jotta voi kehittyä paremmaksi delegoijaksi, sinun on ymmärrettävä delegoinnin hyödyllisyys. Kannattaa välttää ajatusta, että kaiken voi tehdä yksin ja muistuttaa itseään siitä, että delegoimalla säästää aikaa. Yksi delegoinnin eduista on myös se, että se antaa motivoituneille tiimin jäsenille tilaa ja mahdollisuuden ottaa vastuuta. Näin itselle jää enemmän aikaa keskittyä omiin tavoitteisiin ja yrityksen toiminnan kehitykseen. Vaikka työtehtävä on delegoitu toiselle työntekijälle, vastuu hyvin tehdystä työstä pysyy johtajalla tai tiiminvetäjällä.
2️⃣ Valmistaudu luopumaan
Joistain työtehtävistä luopuminen auttaa hahmottamaan, mitkä asiat ovat omalle työnkuvallesi keskeisimpiä, ja mistä voisit luopua. Tehtävien delegoiminen auttaa myös välttämään ylikuormitusta ja uupumusta. Kaikkia työtehtäviä ei kuitenkaan kannata kerralla rysäyttää muiden tiimiläisten niskaan.
Jos delegoimisen aloittaminen tuntuu vaikealta, tee lista kaikista työtehtävistä. Listaa tehdessä on tärkeää huomioida vain työtehtävät, jotka edistävät yrityksen kehittymistä. Seuraavaksi voi sitten miettiä, kenellä on tarvittava osaaminen kunkin työtehtävän suorittamiseen.
3️⃣ Päätä, mitkä asiat voit delegoida muille
Usein hommia aletaan delegoida vasta siinä vaiheessa, kun työuupumus kolkuttelee jo ovella. Suoritettavien tehtävien listaaminen aikaisessa vaiheessa helpottaa delegoimisen aloitusta.
Työtehtävien listaamisen jälkeen sinun täytyy priorisoida työtehtävät tärkeisiin, kiireellisiin ja toissijaisiin. Mieti, mitä tehtäviä voit delegoida eteenpäin ja minkä tehtävien edistymisestä sinun on hyvä olla vastuussa. Työntekijöiden osaamisen tunnistaminen on tärkeää, kun miettii heille delegoitavia tehtäviä.
4️⃣ Delegoi oikeat tehtävät oikeille henkilöille
Jotta delegoinnista olisi oikeasti hyötyä, kaikilla tulee olla omien tehtäviensä hoitamiseen riittävät tiedot ja taidot tai mahdollisuus hankkia ne esimerkiksi lisäkoulutuksella. Tämä on erityisen tärkeää etätyötä tehdessä - et voi sysätä työntekijälle sellaisia tehtäviä, joita hänellä ei ole valmiuksia hoitaa.
Ennen kuin delegoit listaamiasi työtehtäviä muille, kartoita työntekijöidesi tai tiimiläistesi osaaminen ja kyvykkyys suorittaa erilaisia tehtäviä. Vältä sellaisten tehtävien siirtämistä muille, jotka haluat pitää hallinnassasi. Jos työntekijä ei ole valmis suorittamaan tiettyjä työtehtäviä tai ei hallitse niitä riittävällä tasolla, voi lopputuloksena olla huono työnjälki.
Luota kollegoihisi ja iloitse heidän onnistumistaan ja osaamisestaan.
5️⃣ Toimi kohtuullisesti ja tasapuolisesti
Kun oikea työntekijä tietyn työtehtävän tekijäksi on löydetty, voi olla tarpeen perehdyttää hänet erikseen hänelle delegoituihin tehtäviin. Hyvän johtajan on kannettava vastuu lopullisesta työn tuloksesta ja tarvittaessa koulutettava työntekijät suorittamaan delegoidut tehtävät.
Muista pysyä ennakkoluulottomana ja olla avoin työntekijöidesi innovatiivisille ideoille. Työntekijöiden työhön puuttumista ja mikromanageerausta pitäisi välttää. Kuuntele kuitenkin herkällä korvalla heidän tarpeitaan ja tarjoa heille heidän tarvitsemansa resurssit.
Anna muille myös tilaa tehdä tehtävät omalla tavallaan, sillä oma tapasi tehdä ei välttämättä ole se ainoa oikea. Anna työtehtävien suorittamiseen myös riittävästi aikaa.
6️⃣ Perustele tiimille delegoidut tehtävät ja vastuut
On tärkeää, että et loukkaa työntekijöitä, jotka eivät ole saaneet tiettyä vastuuta itselleen. Monesti vastaan voi tulla tilanne, jossa useampi työntekijä toivoo saavansa tietyn työtehtävän tai projektin itselleen. Eripuraa luovien tilanteiden välttämiseksi on hyvä perustella koko tiimille vastuiden jakautuminen sekä perusteet niiden takana.
Toimi tasapuolisesti ja varmista, etta et suosi toisia työntekijöitä yli toisten. Muistuta kuitenkin tiimiläisiäsi myös siitä, että vastuuta annetaan niille henkilöille, jotka ovat osoittaneet olevansa paitsi kiinnostuneita, myös valmiita hoitamaan tehtävät kunnialla maaliin.
Jos haluat kehittää delegoinnin taitojasi koulutuksen avulla, voit kurkata seuraavia koulutusaiheita: johtaminen, tiimityö, projektinhallinta ja työyhteisön kehittäminen.