Sujuva työskentely on tärkeää niin töissä, opiskeluissa kuin vapaa-ajallakin. Kun hallitsee ajankäyttöään, saa enemmän aikaan ja minimoi turhautumisen ja haaveilun.
Ajanhallinnan menetelmiä on useita. Tässä artikkelissa tutustutaan Pomodoro-menetelmään, joka on suosittu ja yksinkertainen ajanhallinnan tekniikka, josta voit saada puhtia tekemiseen vaikka heti!
Pomodoro-menetelmällä ajasta tehdään työkaveri. On luonnollista, että aika tuntuu välillä olevan pahin vastustajasi. Varsinkin jos puhutaan käynnissä olevan projektin tiukasta deadlinestä tai vaikka lähenevästä tentistä. Pomodoro pyrkii intervalleihin perustuvalla työnteolla saamaan aikaan parhaan mahdollisen keskittymisen ja tuottavuuden tason, jolloin projekti on mahdollista saada maaliin nopeammin ilman stressiä tai uupumusta.
Miten Pomodoro-tekniikka toimii?
Ehkä pohdit, mistä Pomodoro-nimi tulee. Eikös se ole se maukas pastaruoka? Kyllä, onhan se sitäkin. Menetelmän kehittäjä, italialainen Francesco Cirillo, on nimennyt tekniikan italian kielen sanalla "tomaatti". Nimi tuntuu kentien hieman luonnollisemmalta, kun perehtyy menetelmän käyttöön.
Pomodoron toteuttaminen (The Pomodoro Technique®) sisältää seuraavat vaiheet:
1. Valitse tehtävä, jonka haluat saada tehdyksi
Hommalla ei ole niin väliä. Kunhan se on jotain, jota sinun kannattaisi, pitäisi tai jota haluat edistää. Oli kyseessä sitten iso, pieni tai todella kauan roikkunut projekti, tärkeintä on, että tartut haasteeseen!
2. Aseta ajastin soittamaan 25 minuutin kuluttua
Tee itsellesi lupaus: käytän seuraavat 25 minuuttia tämän tehtävän parissa keskeytyksettä. Pystyt siihen kyllä. Toisista aika tuntuu loppuvan kesken, toisille aika on pitkä, mutta pitäydy kuitenkin aikataulussa. Se on olemassa syystä.
Voit käyttää ajan mittaamiseen esimerkiksi kännykän tai puhelimen ajastinta, netistä löytyviä ilmaisia ajastimia tai Pomodoroon perinteisesti liitettyä munakellomaista ajastinta.
3. Työskentele tehtävän parissa, kunnes ajastin soittaa
Syvenny valitsemaasi hommaan seuraavan 25 minuutin ajaksi. Jos mieleesi putkahtaa jotain, mitä pelkäät unohtavasi tai mitä pitäisi tehdä samalta istumalta, kirjoita ajatus ylös. Voit palata siihen sitten myöhemmin. Nyt on vain valitsemasi tehtävän aika.
4. Kun ajastin on soinut, kirjaa suoritus ylös
Onnittelut! Olet suorittanut ensimmäisen tomaattisi eli 25-minuuttisen jaksosi! Vietit keskeytyksettä aikaa valitsemasi homman parissa. Merkitse siis saavutuksesi ylös. Voit piirtää tomaatin, ruksin tai minkä vain selkeän merkinnän paperille.
5. Pidä lyhyt tauko
Hengittele, kohenna ryhtiäsi, ota kuppi kahvia, tee hartiajumppa tai tee muuta rentouttavaa. Tarkemmin, jotain mikä ei liity työskentelyyn. Aivosi kiittävät!
6. Jatka työskentelyä ja pidä pidempi tauko joka neljännen pomodoron jälkeen
Kun paperillasi on neljä tomaattia tai muuta merkintää eli olet työskennellyt neljä 25 minuutin jaksoa, joiden välillä pidit pienet tauot, on aika pitää pidempi levähdys. 20-30 minuuttia on hyvä. Tällä välin aivosi omaksuvat keräämääsi tietoa ja lepäävät ennen seuraavaa tomaattisettiä!
Haluatko ottaa Pomodoron käyttöön?
Pomodoro-menetelmällä:
- Nostat tehokkuuttasi
- Keskittymiskykysi kehittyy
- Saat aikaan!
Lataa ohesta Pomodoro-muistilista vaikka työpöydällesi ja lähde rohkeasti kokeilemaan tekniikan toimivuutta itsellesi!
Kenelle Pomodoro sopii?
Pomodoro-tekniikka on helppo ottaa käyttöön. Sen voi omaksua oikeastaan kuka tahansa. Toki on henkilökohtaista, kokeeko tekniikan omakseen vai ei. Kaikkiin töihinkään se ei luonnollisestikaan sovi, sillä menetelmä edellyttää aikataulun noudattamista.
Pomodoroa käytetään usein opiskelun tukena. Tekniikka sopiikin uuden oppimisen lisäksi hyvin myös esimerkiksi "roikkuvien" projektien edistämiseen hyvin, sillä siihen sisältyy "palkitsemisaspekti". Kukin suoritettu tomaatti eli työskentelyjakso edustaa sitä edistystä, jonka olet tehnyt. Työ konkretisoituu ja usealle herää luonnostaan halu suorittaa lisää pomodoroja.
Menetelmän käyttöönoton myötä sinun on mahdollista saada enemmän aikaan, olla tehokkaampi ja pystyt keskittymään paremmin siihen, mitä olet parhaillaan tekemässä. Vaikka uuden toimintatavan käyttöönotto tuntuisi hankalalta, tulee sille antaa aikaa. Jos et muutaman päivän sinnikkäällä käytöllä ole huomannut minkäänlaista hyötyä, kannattaa lähteä tutkimaan muita ajanhallinnan menetelmiä.
Ajanhallinta on suosittu koulutusaihe
Turhauttaako tulipalojen sammuttelu? Kaipaatko ammattilaisen vinkkejä ja työkaluja ajanhallintaan? Ajanhallinnan koulutuksia on tarjolla läpi vuoden, erilaisiin tarpeisiin.
Jos olet osa tiimiä tai muuta yksikköä, kannattaa ajanhallinnan koulutuksiin yleensä osallistua porukalla, jotta saatte parhaan hyödyn irti. Jos osallistut ainoana tiimisi jäsenenä, pohtikaa, miten voit välittää oppimasi koulutuksen jälkeen muille tiimisi jäsenille. Tämäkään ei toki vielä tarkoita, että uudet käytännöt jalkautuisivat tiimiinne. Mitä useampi omaksuu hyödylliset tehokkuuskäytännöt, sitä varmemmin uudet tiedot ja taidot tulevat todelliseen hyötykäyttöön.