Sisäinen auditointi – toiminnan systemaattista kehittämistä
Mitä on sisäinen auditointi?
Sisäinen auditointi on yrityksen sisäinen keino arvioida, kehittää ja ylläpitää omaa toimintajärjestelmäänsä. Sisäisessä auditoinnissa auditointi tehdään organisaation sisäisten auditoijien toimesta, kun taas ulkoisessa auditoinnissa auditoinnin ulkopuolisen tahon toimesta. Auditoinnilla tarkoitetaan systemaattista, riippumatonta ja dokumentoitua prosessia, jossa arvioidaan auditoitavan kohteen sille asetettujen vaatimusten täyttymistä. Tarkoitus on siis tarkastaa, onko yrityksen toiminta sellaista, mistä on sovittu.
Auditoinnilla on useita tehtäviä:
- tuottaa ajankohtaista tietoa johdolle päätöksenteon tueksi
- informoida johtoa asiakastyytyväisyyttä uhkaavista riskeistä
- tunnistaa kehityskohteet
- tuottaa tietoa organisaation osaamisen ja kehittämisen tarpeista
- tuottaa tietoa prosessien suorituskyvystä ja tarkoituksenmukaisuudesta
- osoittaa standardien, asetusten, määräysten ja lakien täyttyminen
- tukea organisaaton perustehtävää ja strategiaa.
Auditointi käytännössä
Auditointia ei voida tehdä, ennen kuin tiedetään, millaisia seikkoja on tarve arvioida. Auditointi perustuu aina valittuun laatudokumenttiin ja laatustandardiin. Laatujärjestelmäauditoijan työväleinä ovat standardi, laatudokumentaatio, kysymyslistat sekä muistiinpanovälineet. Auditoija perehtyy ensin laatudokumentaatioon ja dokumentaation riittävyyteen laatustandardeihin nähden (kuten ISO 9001).
Auditointi perustuu laatujärjestelmäauditoijan tekemiin havaintoihin (haastattelut, työtapojen tarkastelut) ja näin ollen on oleellista, että auditoija arvioi todellista toimintaa. Auditoinnin kohteen tarkastalun jälkeen auditoija kirjoittaa raportin, johon havainnot kirjataan. Organisaation johto huolehtii raportin pohjalta tehtävistä kehityssuunnitelmien toteutumisesta.
Auditoinnin vaiheet
Auditointiprosessi etenee usein seuraavalla tavalla
- päätös auditoinnista – eli yrityksessä on havaittu jokin toiminto, joka hyötyisi auditoinnin tapaisesta arvioinnista
- audiointi suunnitellaan – miten audiointi toteutetaan ja mitä siltä odotetaan saavutettavan
- auditointiprosessin yleisesittely yrityksessä, millaisia järjestelyitä auditointi tulee aiheuttamaan organisaatiossa
- auditoinnin suorittaminen: dokumenttien tutkiminen, toiminnan tarkastelu ja haastattelut, havaintojen kirjaus
- auditoinnin päätöskokous ja auditointitulosten esittely sekä jatkotoimenpide-ehdotukset
- auditoijat laativat kirjalliset raportin projektista
- rapotti käsitellään organisaation johdossa - kehityssuunnitelma, jatkotoimenpiteet ja seuranta.
Sisäisen auditoinnin koulutukset
Sisäisen auditoinnin koulutusten tavoitteena on antaa osallistujalle perustiedot auditoinnin käsitteestä, kohteista ja menettelytavoista. Koulutuksissa pyritään selkeyttämään näkemystä sisäisten auditointien merkityksestä organisaation toimintaan ja sen kytkeytymisestä laatujärjestelmän kokonaiskuvaan. Koulutuksissa perehdytään usein myös auditoinnin konkreettiseen suorittamiseen, uusiin standardeihin, tulosten raportoimiseen sekä toiminnan jatkuvan parantamisen aktivointiin. Koulutusten kohderyhmänä voi olla esim. sisäistä arviointia tekevät tai sellaiseksi aikovat, laatupäälliköt ja muut laatu- ja ympäristöjärjestelmien kanssa tekemisissä olevat henkilöt. Auditointikoulutuksia järjestetään usein yrityskohtaisesti, jolloin koulutuksen lähtökohtana on yrityksen omat tarpeet, kuten paneutuminen standardien erityisvaatimuksiin.
Lähteet: Laatukeskus
