Sisäinen auditointi on yrityksen sisäinen keino arvioida, kehittää ja ylläpitää omaa toimintajärjestelmäänsä. Sisäisessä auditoinnissa auditointi tehdään organisaation sisäisten auditoijien toimesta, kun taas ulkoisessa auditoinnissa auditoinnin ulkopuolisen tahon toimesta. Auditoinnilla tarkoitetaan systemaattista, riippumatonta ja dokumentoitua prosessia, jossa arvioidaan auditoitavan kohteen sille asetettujen vaatimusten täyttymistä. Tarkoitus on siis tarkastaa, onko yrityksen toiminta sellaista, mistä on sovittu.

Auditoinnilla on useita tehtäviä:

tuottaa ajankohtaista tietoa johdolle päätöksenteon tueksi
informoida johtoa asiakastyytyväisyyttä uhkaavista riskeistä
tunnistaa kehityskohteet
tuottaa tietoa organisaation osaamisen ja kehittämisen tarpeista
tuottaa tietoa prosessien suorituskyvystä ja tarkoituksenmukaisuudesta
osoittaa standardien, asetusten, määräysten ja lakien täyttyminen
tukea organisaaton perustehtävää ja strategiaa.

Auditointi käytännössä

Auditointia ei voida tehdä, ennen kuin tiedetään, millaisia seikkoja on tarve arvioida. Auditointi perustuu aina valittuun laatudokumenttiin ja laatustandardiin. Laatujärjestelmäauditoijan työväleinä ovat standardi, laatudokumentaatio, kysymyslistat sekä muistiinpanovälineet. Auditoija perehtyy ensin laatudokumentaatioon ja dokumentaation riittävyyteen laatustandardeihin nähden (kuten ISO 9001).

Auditointi perustuu laatujärjestelmäauditoijan tekemiin havaintoihin (haastattelut, työtapojen tarkastelut) ja näin ollen on oleellista, että auditoija arvioi todellista toimintaa. Auditoinnin kohteen tarkastalun jälkeen auditoija kirjoittaa raportin, johon havainnot kirjataan. Organisaation johto huolehtii raportin pohjalta tehtävistä kehityssuunnitelmien toteutumisesta.

Auditoinnin vaiheet

Auditointiprosessi etenee usein seuraavalla tavalla

päätös auditoinnista – eli yrityksessä on havaittu jokin toiminto, joka hyötyisi auditoinnin tapaisesta arvioinnista
audiointi suunnitellaan – miten audiointi toteutetaan ja mitä siltä odotetaan saavutettavan
auditointiprosessin yleisesittely yrityksessä, millaisia järjestelyitä auditointi tulee aiheuttamaan organisaatiossa
auditoinnin suorittaminen: dokumenttien tutkiminen, toiminnan tarkastelu ja haastattelut, havaintojen kirjaus
auditoinnin päätöskokous ja auditointitulosten esittely sekä jatkotoimenpide-ehdotukset
auditoijat laativat kirjalliset raportin projektista
rapotti käsitellään organisaation johdossa - kehityssuunnitelma, jatkotoimenpiteet ja seuranta.

Sisäisen auditoinnin koulutukset

Sisäisen auditoinnin koulutusten tavoitteena on antaa osallistujalle perustiedot auditoinnin käsitteestä, kohteista ja menettelytavoista. Koulutuksissa pyritään selkeyttämään näkemystä sisäisten auditointien merkityksestä organisaation toimintaan ja sen kytkeytymisestä laatujärjestelmän kokonaiskuvaan. Koulutuksissa perehdytään usein myös auditoinnin konkreettiseen suorittamiseen, uusiin standardeihin, tulosten raportoimiseen sekä toiminnan jatkuvan parantamisen aktivointiin. Koulutusten kohderyhmänä voi olla esim. sisäistä arviointia tekevät tai sellaiseksi aikovat, laatupäälliköt ja muut laatu- ja ympäristöjärjestelmien kanssa tekemisissä olevat henkilöt. Auditointikoulutuksia järjestetään usein yrityskohtaisesti, jolloin koulutuksen lähtökohtana on yrityksen omat tarpeet, kuten paneutuminen standardien erityisvaatimuksiin.

Palaa sivun alkuun

Lähteet: Laatukeskus